Nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng chữ ký điện tử của cổ đông trong ủy quyền tham dự ĐHĐCĐ để thay thế cho văn bản giấy.
Việc ủy quyền cho đại diện dự họp đại hội đồng cổ đông đã trở nên phổ biến, nhưng quá trình này vẫn gặp nhiều khó khăn. Theo quy định hiện hành, cổ đông phải lập văn bản cứng và gửi lại Ban tổ chức (BTC) đại hội. Điều này đã gây ra không ít trở ngại cho cổ đông, người được ủy quyền và BTC.
Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, cổ đông có thể ủy quyền cho người khác dự họp đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ). Tuy nhiên, việc ủy quyền phải được lập thành văn bản cứng, nêu rõ tên người được ủy quyền, cùng số lượng cổ phần được ủy quyền. Điều này đòi hỏi cổ đông và người ủy quyền phải cùng ký tên trên mẫu giấy ủy quyền do doanh nghiệp ban hành và gửi lại bằng bản cứng cho BTC xác nhận. Quá trình này phát sinh nhiều vấn đề về vận hành và phải kiểm tra tính hợp lệ của giấy ủy quyền.
Cổ đông sử dụng nền tảng điện tử để ủy quyền, tham dự họp và biểu quyết. Ảnh: Uvote
Cổ đông Minh Toàn tại Hà Nội chia sẻ rằng anh thường phải ủy quyền cho người khác vì khoảng cách ở xa, không thể tham dự trực tiếp. Theo anh, việc điền thông tin và gửi văn bản cứng qua bưu điện tốn nhiều chi phí và thời gian, thậm chí có thể làm mất quyền biểu quyết nếu chậm trễ.
Đối với BTC đại hội, kiểm tra và lưu giữ các giấy ủy quyền cũng gặp một số vấn đề, đơn cử việc đảm bảo tính hợp lệ của phiếu ủy quyền, vì có thể thiếu thông tin hoặc sai sót, doanh nghiệp không có chữ ký đối chứng... Việc lưu trữ văn bản cứng cũng đòi hỏi chi phí, nhân lực, scan, photocopy và không gian lưu trữ.
"Một số hệ thống vận hành đại hội trước đây tôi từng sử dụng cũng có tính năng cho cổ đông khai ủy quyền trực tuyến, tuy nhiên theo quy định pháp luật, cổ đông và người nhận ủy quyền vẫn cần gửi phiếu ủy quyền về BTC để đảm bảo tính pháp lý. Điều này đã tạo lên áp lực cho chúng tôi về mặt vận hành", anh Hoàng Minh (TP HCM), chuyên viên quản lý cổ đông và nhà đầu tư của một quỹ chứng khoán chia sẻ.
Theo Bộ luật Dân sự, văn bản ủy quyền cá nhân không cần công chứng, nhưng nhiều chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp nên áp dụng chữ ký điện tử để đảm bảo tính pháp lý cho việc ủy quyền tham dự ĐHĐCĐ. Ông Ngô Quý Kiên, Trưởng phòng Tư vấn giải pháp UVote, tập đoàn FPT cho biết nhiều doanh nghiệp đang quan tâm đến việc sử dụng chữ ký điện tử trong quá trình khai báo.
"Trong quá trình làm việc với các khách hàng, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp đang ngày càng quan tâm đến việc siết chặt tính pháp lý và bảo mật của đại hội cổ đông. Đặc biệt, đối với việc ủy quyền trực tuyến, một số doanh nghiệp đang cân nhắc đến việc bổ sung trong điều lệ về yêu cầu chữ kí điện tử của cổ đông và người nhận ủy quyền trong quá trình khai báo", ông Kiên nói.
Theo ông, việc sử dụng chữ ký điện tử của cổ đông trong ủy quyền tham dự ĐHĐCĐ để thay thế cho văn bản giấy là phù hợp với Nghị định số 23 do Chính phủ ban hành quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy. Trong đó, chữ ký điện tử có thể bảo đảm an toàn cho tổ chức sử dụng trong hoạt động nội bộ của cơ quan hoặc trong hoạt động chuyên ngành (như tổ chức ĐHĐCĐ), thông qua điều lệ hoạt động hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức, hình thức liên kết, hoạt động chung.
Ông Kiên lưu ý rằng doanh nghiệp nên cân nhắc sửa đổi điều lệ khi áp dụng chữ ký điện tử cho việc ủy quyền của cổ đông. Việc hợp tác với đơn vị công nghệ có hệ sinh thái giải pháp đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp cũng rất quan trọng.
UVote là giải pháp biểu quyết điện tử do FPT phát triển, tích hợp với FPT.eSign và FPT.IDCheck để cung cấp chữ ký điện tử thay thế cho văn bản truyền thống. Theo FPT, giải pháp này đảm bảo an toàn và bảo mật với khả năng định danh cổ đông bằng CCCD gắn chip.
"Vận hành ĐHĐCĐ bằng công nghệ giúp tiết kiệm tới 80% chi phí và nguồn lực đồng thời đảm bảo minh bạch kết quả biểu quyết. Các doanh nghiệp VN30 như Vinamilk, VietJet Air, HDBank, Vingroup đã áp dụng giải pháp từ UVote hơn bốn năm qua", đại diện FPT nói.
Tuấn Vũ
